NFS-e Nacional obrigatória para o Simples a partir de novembro de 2026: o que falta ajustar

Se sua empresa é optante do Simples Nacional e presta serviço sujeito a ISS, a partir de 1º de novembro de 2026 você só emite nota fiscal pelo Emissor Nacional da NFS-e. O sistema da sua prefeitura deixa de aceitar emissão nova a partir dessa data. Faltam poucos dias e ainda dá tempo de arrumar a casa, mas só se você souber exatamente o que falta ajustar.

A regra está na Resolução CGSN nº 191, de 4 de agosto de 2026, que revogou a Resolução CGSN nº 189/2026 (a norma anterior previa 1º de setembro, e o prazo foi esticado em dois meses). Vale para ME e EPP do Simples que prestam serviço e hoje emitem nota pelo sistema da prefeitura. A partir da virada, a emissão passa a ser exclusivamente pelo Emissor Nacional, disponível em nfse.gov.br, pela web, pelo aplicativo ou por integração via API. A Receita Federal detalhou a mudança nesta nota oficial.

Um ponto que gera confusão e vale esclarecer de cara: essa obrigatoriedade trata só do formato da nota, não da tributação. As regras de CBS e IBS para o Simples Nacional só passam a valer em 1º de janeiro de 2027. Então, se você reparar que o novo leiaute já traz campos de IBS e CBS para preencher, não é erro: eles existem desde já, mas ainda sem efeito tributário.

Certificado e acesso: o primeiro obstáculo

O Emissor Nacional pede autenticação por certificado digital e-CNPJ A1, emitido por AC credenciada ICP-Brasil, ou por conta gov.br do responsável legal da empresa, nível Prata ou Ouro. É aqui que boa parte das empresas trava: certificado vencido, certificado emitido no CPF do contador em vez do CNPJ da empresa, ou conta gov.br sem o nível exigido.

O primeiro acesso exige cadastro e validação dos dados da empresa no ambiente web, mesmo que depois você vá usar só o aplicativo no dia a dia. Então não deixe para testar no dia 1º: valide o certificado e o nível da conta gov.br com antecedência, porque se travar nessa etapa, a empresa simplesmente não consegue emitir nota enquanto não resolver.

Reclassifique seus serviços para o Código de Tributação Nacional

Se a sua empresa usava o código de serviço próprio da prefeitura, esse código deixa de valer no novo leiaute. O Emissor Nacional trabalha com uma tabela única baseada na Lei Complementar 116/2003, chamada Código de Tributação Nacional, e cada serviço que você presta precisa estar vinculado ao código correspondente antes da primeira emissão.

Pular essa etapa é a causa mais comum de nota recusada ou emitida com informação incompatível nos primeiros dias. Faça esse mapeamento agora, serviço por serviço, antes de precisar emitir a primeira nota no novo sistema. O Confaz detalha o funcionamento da tabela e dos campos novos do leiaute, incluindo o código NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços), que também passa a ser exigido no preenchimento.

Retenção de ISS: a regra não mudou, mas ganhou campo próprio

Para tributos federais, a lógica continua a mesma: se você apresentar ao tomador a declaração de opção pelo Simples Nacional, não há retenção de PIS, Cofins, CSLL e IRRF na nota. Isso o leiaute novo não alterou.

A retenção de ISS é outra história e segue as mesmas regras de sempre: acontece quando o serviço é prestado em município diferente do seu, ou quando a lei do município onde o serviço é tomado atribui a responsabilidade pelo recolhimento ao tomador. O que muda é que agora existe um campo padronizado para essa informação no leiaute nacional, em vez de cada prefeitura tratar isso à sua maneira. Se sua empresa presta serviço para tomadores em outros municípios, esse é o ponto para revisar com atenção, porque preencher esse campo errado gera nota com retenção indevida ou, no sentido contrário, nota sem retenção que deveria ter sido feita.

E a nota emitida antes da virada, e quem está em município que não aderiu?

Duas perguntas que aparecem o tempo todo. A primeira: o que acontece com as notas emitidas pelo sistema da prefeitura antes de 1º de novembro? A regra geral é que elas continuam existindo no sistema municipal para consulta e cancelamento, mas o que muda é que não é mais possível emitir nota nova por ali. Se sua empresa depende de consultar o histórico de notas antigas com frequência, confirme com a prefeitura (secretaria municipal de fazenda ou finanças) ou pelo portal oficial gov.br/nfse se há algum prazo de acesso a esse acervo, porque isso varia de município para município e não há uma regra nacional única sobre esse ponto. ISS é tributo municipal, então quem administra esse acervo é a prefeitura, não a Sefaz do estado.

A segunda pergunta é sobre municípios que ainda não aderiram ao convênio da NFS-e nacional. Aqui a resposta é direta: a obrigação de emitir pelo Emissor Nacional é federal e vale para a sua empresa independentemente de o município onde você está ter aderido ou não ao convênio. Não espere o aviso da prefeitura para migrar. Há inclusive sinalização de que prefeituras que demorarem a aderir podem ficar sujeitas a restrições em repasses da União, segundo matérias do setor, mas o calendário exato dessa penalidade depende de regulamentação que ainda está sendo fechada, então trate isso como pressão adicional sobre o município, não como data para você esperar. Se você quer confirmar se o seu município específico já está no convênio, publicamos um guia à parte sobre isso: NFS-e pelo Emissor Nacional: o meu município já aderiu?

Como a Etecla resolve isso para você

Fazer essa migração sozinho, com o calendário de novembro em cima, significa lidar com certificado, cadastro, reclassificação de serviço e configuração de retenção ao mesmo tempo, geralmente sem folga para testar antes do primeiro vencimento. O NotaPraJá, emissor de NFS-e da Etecla, foi construído para tirar esse peso: ele já emite direto no ambiente nacional, sem depender do sistema da prefeitura, guarda o certificado A1 com assinatura automática e calcula a retenção correta por regime, incluindo o Simples Nacional, sem você preencher campo por campo toda vez. Como roda integrado ao seu contas a receber, a nota sai e o fluxo de caixa já reflete isso, e quem dá suporte é a mesma equipe que acompanha sua assessoria fiscal e conhece as particularidades de cada prefeitura.

Se a sua empresa ainda não validou o certificado, não reclassificou os serviços ou não sabe se o município aderiu, não deixe para resolver na última semana de outubro. Fale com a Etecla e a gente confere o que falta para a sua empresa estar pronta antes do dia 1º.