Consultoria contábil: quando vale contratar e o que cobrar dela

A sua empresa fatura perto de R$ 3 milhões por ano, a guia do Simples chega pronta todo mês e ninguém do escritório contábil explicou o que acontece quando o faturamento passar de R$ 3,6 milhões. Esse silêncio é o sinal mais comum de que a empresa recebe rotina e ainda não recebe consultoria. Este texto mostra como separar uma coisa da outra, em quais situações a consultoria contábil costuma se pagar e o que você deve pedir por escrito antes de contratar.

Rotina e consultoria respondem a perguntas diferentes

A rotina contábil responde ao que já aconteceu: o que venceu, quanto pagar, como fechar o mês. Entram aí a escrituração, a apuração dos tributos, as guias, a folha de pagamento e as obrigações acessórias. É trabalho que a lei exige e que só pode ser feito por profissional habilitado, registrado no Conselho Regional de Contabilidade, como determinam os artigos 12 e 15 do Decreto-Lei nº 9.295/1946.

A consultoria responde ao que vem a seguir: qual regime tributário vale mais para o seu caso, quanto custa cada caminho, quando a empresa vai esbarrar num limite e o que fazer antes disso. Ela exige número da sua empresa, simulação com premissas à vista e uma recomendação com data para decidir. Quando o escritório entrega só a primeira metade, você paga em dia e descobre os problemas depois que eles acontecem.

Situações em que a consultoria costuma se pagar

Faturamento perto de um limite. Pela Lei Complementar nº 123/2006, a microempresa vai até R$ 360 mil de receita bruta anual e a empresa de pequeno porte até R$ 4,8 milhões (artigo 3º). Para recolher ICMS e ISS dentro do Simples, porém, o teto é de R$ 3,6 milhões (artigo 13-A). Acima disso, a Receita Federal explica que esses dois tributos passam a ser recolhidos direto ao Estado ou ao Município. A empresa continua no Simples, mas ganha uma rotina fiscal nova. Quem descobre isso depois de ultrapassar o limite tem de se organizar com a obrigação já em curso.

Dúvida entre Simples e Lucro Presumido. O Lucro Presumido pode ser escolhido por quem teve receita de até R$ 78 milhões no ano anterior, e a opção vale para o ano inteiro, como diz o artigo 13 da Lei nº 9.718/1998. Desde 2026 existe um detalhe a mais: a Lei Complementar nº 224/2025 aumentou em 10% os percentuais de presunção sobre a parcela da receita que passar de R$ 5 milhões no ano. A conta final depende da folha, dos créditos de insumos e da margem, e muda de uma empresa para outra.

Atividade de serviço com folha de pagamento. Em várias atividades, o Simples aplica o Anexo III quando a folha dos últimos doze meses chega a 28% da receita bruta, e o Anexo V quando fica abaixo (artigo 18, parágrafo 5º-J, da LC 123). Um ajuste de pró-labore ou uma contratação pode mudar o anexo e a alíquota do ano seguinte. Você mesmo pode fazer uma primeira simulação na calculadora do Fator R e levar o resultado para a conversa.

Decisão da reforma tributária com prazo. Quem está no Simples escolhe até 30 de outubro de 2026 se apura CBS e IBS dentro do DAS ou pelo regime regular, o chamado Simples híbrido. O artigo Simples híbrido: o que decidir até 30 de outubro de 2026 traz as datas e a lógica da escolha. Perder a janela significa esperar a próxima, e a decisão depende do perfil dos seus clientes e dos seus fornecedores.

Mudança no quadro de sócios ou na forma de retirar dinheiro da empresa. Entrada de sócio, saída de sócio, distribuição de lucros e pró-labore mexem ao mesmo tempo na carga de tributos e na responsabilidade de cada um. Fazer a conta antes de assinar a alteração contratual costuma custar bem menos do que corrigir depois.

Empresa que vende bem e não tem sobra de caixa. Quando o faturamento sobe e o dinheiro não aparece, o que falta é um relatório gerencial que mostre margem por produto ou serviço, prazo médio de recebimento e custo fixo. Isso é consultoria em sentido estrito, mesmo que o escritório chame de outra coisa.

Quando ainda não vale

Empresa pequena, no mesmo regime há anos, sem sócio novo, longe de qualquer limite e sem decisão de prazo pela frente, em geral não precisa de projeto de consultoria. Uma rotina bem feita, com calendário de obrigações claro e uma conversa por ano sobre o enquadramento, resolve. Pagar projeto sem pergunta definida é o jeito mais fácil de achar que consultoria é gasto.

O que a consultoria precisa entregar

Antes de contratar, combine por escrito o que você espera receber:

• Uma pergunta definida. Por exemplo: “vale mudar para o Lucro Presumido em janeiro?”. Consultoria sem pergunta vira conversa solta.
• Simulação com os números da sua empresa. Faturamento dos últimos doze meses, folha, compras com crédito de imposto e margem. As premissas ficam listadas, e cada norma usada vem citada.
• Recomendação com data. Até quando decidir, quem faz o quê e o que acontece se a decisão for adiada.
• Revisão depois de alguns meses. Comparar o previsto com o realizado é o que mostra se a consultoria valeu.

São sinais de alerta a resposta de uma linha por WhatsApp sem planilha, a tabela genérica de alíquotas que serve para qualquer empresa e a recomendação que não diz o que foi considerado.

Como combinar o serviço com o escritório

O Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01), do Conselho Federal de Contabilidade, prevê que a proposta traga explicitamente todos os serviços cobrados individualmente, o valor de cada um, a periodicidade e a forma de reajuste, e que o contrato seja firmado por escrito. Use isso a seu favor. Peça a consultoria descrita à parte da rotina, como projeto com entregas ou como serviço recorrente com escopo fechado, e pergunte quem é o contador responsável. Se quiser conferir o registro de um profissional ou de uma organização contábil, o CFC mantém uma consulta nacional. Para comparar propostas de escritórios inteiros, veja o guia como escolher um escritório de contabilidade.

Como a Etecla trabalha isso

Na Etecla, a assessoria fiscal inclui a análise e a assessoria na definição do regime de tributação e a consultoria voltada ao planejamento de novas operações, com a mesma equipe que cuida da rotina da sua empresa. Se você está perto de um dos limites acima, ou tem uma decisão com prazo, fale com a Etecla e leve os últimos doze meses de faturamento e de folha. Com esses dados a conversa já começa com a conta feita.